Czy można prowadzić instytucję kultury bez ton papierów, tabel i podpisów? Coraz więcej samorządów wierzy, że tak – dzięki centrom usług wspólnych. To rozwiązanie, które pozwala z jednej strony uporządkować sprawy administracyjne, a z drugiej – uwolnić potencjał twórczy i merytoryczny instytucji. W listopadzie w Metropolii Gdańsk-Gdynia-Sopot odbędą się dwa spotkania poświęcone temu, jak centralizacja obsługi może pomóc kulturze działać sprawniej.

Instytucje kultury – muzea, biblioteki, domy kultury, galerie - mierzą się z tym samym problemem: bardzo dużo czasu pochłaniają obowiązki administracyjne, a czasu na działania merytoryczne i kreatywne jest coraz mniej. Mogą to zmienić centra usług wspólnych. W największym skrócie - to jednostki, które przejmują część zadań wspólnych dla kilku instytucji, takich jak księgowość, kadry, administracja czy obsługa IT. Dzięki temu każda z instytucji może skupić się na swojej działalności, zamiast dublować procesy zaplecza.

Jak to działa w praktyce
Idea CUW wywodzi się z sektora prywatnego, gdzie od lat funkcjonują centra usług wspólnych obsługujące różne oddziały tej samej firmy. W sektorze publicznym model ten z powodzeniem wprowadzają już samorządy.
Centrum usług wspólnych ma zwiększyć efektywność i uporządkować procesy, które dziś często powielane są w każdej instytucji z osobna.

Korzyści, które widać od razu
Największą zaletą CUW jest odciążenie pracowników instytucji od spraw administracyjnych. Dzięki temu więcej energii mogą poświęcić programowi kulturalnemu, rozwojowi publiczności czy działaniom edukacyjnym.
Centralizacja pozwala także na lepsze wykorzystanie zasobów i kompetencji. Zamiast kilku osób w różnych placówkach zajmujących się tym samym, powstaje zespół ekspertów, który może świadczyć usługi na wyższym poziomie.
To również oszczędności: wspólne zakupy, jednolite procedury czy scentralizowane systemy informatyczne pozwalają zmniejszyć koszty i ryzyko błędów.

Spotkajmy się, by porozmawiać o przyszłości
O idei Centrów Usług Wspólnych dla instytucji kultury będzie można porozmawiać podczas dwóch bezpłatnych spotkań organizowanych przez Obszar Metropolitalny Gdańsk-Gdynia-Sopot.
Spotkanie pierwsze – wprowadzenie

termin: 12 listopada, godz. 11:00–12:30
miejsce: online
zapisy: grzegorz.kwiatkowski@metropoliagdansk.pl

Spotkanie drugie – dyskusja i wymiana doświadczeń
termin: 19 listopada, godz. 10:00–12:00
miejsce: biuro OMGGS, ul. Długi Targ 39/40, Gdańsk
zapisy: grzegorz.kwiatkowski@metropoliagdansk.pl